撰写数据中心的项目需求建议书(RFP)是否意味着要求提出建议或请求问题?有时很难说。那么用户是不是花费大量时间通过电子邮件为其项目需求建议书(RFP)提交文件或进行澄清?或者用户可能花了几天时间在收件箱中对其发送的标书进行回复和整理,而每一份标书都有不同的格式,不明确的提交要求,以及无关的或过多的问题。尽管项目需求建议书(RFP)对于数据中心项目非常重要,但由于低效率、令人沮丧和耗时的流程,导致这些年来其名声不佳。

企业撰写项目需求建议书促进了数据中心供应商之间的关系,并鼓励有利于降低成本的良性竞争,更不用说这个过程可以提升企业团队的知识水平,并帮助其真实地规划项目。

对于数据中心行业来说,现在是时候采取更有效、更精简方法的时候了。数据中心市场急剧膨胀,项目数量急剧增加。诸如物联网(IoT)、云计算、边缘数据中心等热门技术正在推动数据中心的发展。专家预计,数据中心市场2017年至2021年复合年增长率(CAGR)为6.35%。根据调研机构世邦魏理仕的研究,2017年上半年,美国的数据中心投资超过180亿美元大关,是2016年投资的两倍多。

随着企业对DCIM(数据中心基础设施管理)和托管数据中心设施升级等技术性和细致入微的数据中心项目的日益重视,为招标过程创造了更多机会,也带来了更多挑战。采用DCIM协助托管,可以允许企业管理人员优化能源使用,为租户提供数据监控,并支持虚拟化工作。但并非所有的DCIM系统都是平等的。有效的招标过程可以帮助创造一个公平的竞争环境,使企业能够比较产品和解决方案,并确定最佳的DCIM解决方案。

数据中心专业人士可以从一个管理完善的项目需求建议书(RFP)流程中真正获益,特别是在这个前所未有的增长时期。就像建筑必须有一个坚实的基础一样,数据中心建设的第一阶段对其成功至关重要。无论企业是撰写或回复项目需求建议书(RFP),以下介绍一下如何最好地为其成功做好准备。

撰写获得结果的项目需求建议书(RFP)的提示

(1)选择最佳的提案格式和工具。招标书过程中最基本的第一步可能是招标文件的格式和企业用来管理项目的工具。如果模板不是可定制的,则该提议可能会因复杂、不相关或非特定的问题而变得混乱,并且作为回报,会出现不太正确的答案。无论企业选择哪种工具,它都应提供各种模板,以满足数据中心行业的需求。企业采用有效的工具,而不仅仅是通过电子邮件来回发送Excel文档。众所周知,收件箱往往会变成一个黑洞。

(2)采取公正而开放的态度。也许有人觉得通常对一些事物有所偏重,因此需要以同样的方式思考项目需求建议书(RFP),因为没有人希望看竞争对手赢得竞标。确保企业采用团队可能没有考虑过的解决方案:向各种规模的供应商开放,甚至是那些可能不熟悉的供应商。企业希望确保不会抑制创意流程,因为项目需求建议书(RFP)可以提供巨大的价值。

(3)设定现实的目标。企业在制定项目需求建议书(RFP)时,需要制定一个切合实际的目标。不能通过一次招标过程来解决企业面临的每一个挑战。拥有总体目标似乎是一个好主意,但最终会获得回报。

(4)充足的时间。时间就是金钱。没有什么比没有时间完成项目这个更令人沮丧的事情了。企业需要以真正迎合项目需求的方式留出时间和空间来开发其建议,然后让回答者有充足的工作时间来进行深思熟虑的回应。项目需求建议书(RFP)模板应该清楚地列出何时应答,包括公告日期。采用这种方法使审查过程变得更容易。

获得下次投标的小窍门

(1)做好自己的功课。企业对此应该尽早并且经常进行研究,一个有效的建议需要对发行机构和提供价值,并提高效率的解决方案进行适当的规划和研究。这也有助于企业更好地了解项目的范围。

(2)创建有价值的关系。无论规模大小、经验、报价是什么样,企业可以通过了解行业声誉和内部接触了解可以合作公司。所以,企业需要建立可能想要合作的公司之间的积极关系,这将得到回报。

(3)定制回应。不要浪费时间创建一个通用项目需求建议书(RFP)响应,不要深入细节或展示定制的专业知识。

(4)要求反馈。企业要求反馈以阐明改进项目需求建议书(RFP)响应的机会。这样做会使其团队为未来的成功而努力。

选择合适的项目需求建议书(RFP)平台

对于项目需求建议书(RFP)经理来说,寻找出价管理工具来帮助其简化已成为非常低效的流程,为此需要回答以下问题:

•平台是否足够先进以提供简化流程?

•项目需求建议书(RFP)模板是否公正,并且基于对多个数据中心项目需求建议书(RFP)进行了深入研究和分析了吗?

•协作是否无缝?

•可以在一个地方管理和跟踪所有项目需求建议书(RFP)吗?

•可以管理项目需求建议书(RFP)各个方面吗?

•它是否具有更深入的洞察力?

采用Archer这样的工具,可以提供一个直观的基于Web的信息邀请书(RFI)和项目需求建议书(RFP)管理平台,以及基于数百个数据中心项目需求建议书(RFP)分析的可定制模板。使用这种工具可为数据中心项目需求建议书(RFP)管理人员和供应商节省时间。

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