继2016年股转系统要求投行机构底稿电子化存管后,中国证监会于2018年下发《关于建立上市公司重大资产重组独立财务顾问工作底稿科技管理系统的通知》,首次以成文的形式对工作底稿作出统一规范性要求,敦促各券商积极部署工作底稿电子化存管系统,接受电子化管控。

     工作底稿管理系统的部署,不仅能满足国家关于合规性的要求、应对审计检查,对于工作日志能起到很好的管理作用,底稿文件被合理安放,变更操作责任到人,可以有效避免数据遗失和信息泄露带来的损失。然而,系统在建设过程中存在很大难度,无论是对于资质、管理还是安全都提出了很高的要求。

     从合规要求来看,底稿管理系统必须是拥有国家级资质认证的、已经成熟稳定运营并获得业界认可的产品。数据存储方面,由于独立财务顾问工作会产生大量的数据,长期本地化存储会占据海量内存。在管理协作层面,系统要便捷易用,支持底稿文件实时上传、快速查找;与此同时还要满足变更追溯的要求,完整记录操作历史,变更留痕。而从安全角度,保密性成为第一要务,登录认证、访问控制、外发安全、打印限制、本地加密,都成为底稿系统必备的功能;除此之外,对于设备损坏和人为删除带来的风险,系统也需要具备防御的能力。

     当前大多的投行业务系统,文件目录繁多,底稿由文件、扫描件、图片组成,格式众多,想要快速按内容定位是非常难的。加之投行系统多为用户工作门户,各类系统独立存在,不同系统中的文件彼此孤立,不利于信息互通,重复上传还会造成系统冗余,增加存储压力。一款能够统一存储管理底稿、并赋予多系统文件调用能力的解决方案,便成为投行底稿系统的首选。

     联想企业网盘为投行量身打造的底稿管理系统,采用“底稿安全+底稿应用+业务融合”的架构,满足用户在不同场景下的使用需求,提升文件协作和创作效率,降低存储成本和IT工作量。

底稿文件实时上传和在线编辑

联想企业网盘提供本地文件夹与云端文件夹的同步功能,存储在本地的工作底稿可以自动上传,云端底稿文档自动下载,传输过程中支持断点续传,满足对底稿文件实时上传的需求。与此同时,Lenovo Docs全面兼容Office、WPS全文档格式,可支持20人同时在线编辑,100%还原呈现office文件的细节信息,既增强了工作底稿的协同效率,又保证了底稿文件的内容唯一性。

底稿智能检索与变更全程记录

多目录下的多格式底稿搜索十分困难,如果能按内容检索就好了。联想企业网盘底稿管理系统切实满足投行用户需求,提供多项高级搜索定义,可快速找到相关文件;图片类底稿文件还可通过OCR识别功能,迅速提取图片中的文字内容进行全文搜索。每一版本的底稿都会被自动保存,可随时预览、找回、下载。与此同时,子帐户对底稿文件的上传、下载、分享、移动等变更操作,也都将被记录下来,做到操作留痕。

多系统对接与内容智能扫描上传

联想企业网盘具备强劲的系统集成实力,可与包括OA、企业邮箱、CRM、ERP、企业门户、IM等系统对接,并赋予其文件调用的能力,打通数据孤岛,让底稿文件流通起来。和打印机等设备的对接也是联想企业网盘底稿管理系统的一大优势,工作底稿经过网络扫描仪扫描后,会自动上传至用户底稿管理系统对应的目录下,助力打造智能化办公新体验。

底稿的全生命周期安全管理

从内容生产、内部授权协作和外部安全分享三个层面入手,联想企业网盘底稿管理系统通过加密存储、防病毒、分级分类、敏感内容发现、权限审批、通道加密和本地管控的七层安全体系,为底稿文件提供包括存储、内容、控制、传输、本地访问、分发在内的全生命周期的安全保障。

联想企业网盘的底稿管理系统解决方案灵活易用兼顾安全,一经发布就受到了客户的极大认可,拥有中信证券、国泰君安证券、招商证券、华泰证券、光大证券、民生证券等多家证券底稿管理系统的成功部署经验。

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