高校信息化项目申请书编制方法研究

当前,高校基本完成了信息化基础建设、校务综合管理和教学科研业务应用的建设。在从有到优的转变过程中,高校信息化在面临资金收缩压力的同时,面临治理体系和治理能力现代化、“放管服”改革、全方位赋能、整体性设计等管理要求,也面临信息化建设和服务内容创新、系统整合和用户体验等更高要求。

在高校信息化项目生命周期中,项目立项申报是第一步。以制度为根,采用专业科学的方法理清需求,定标比超,编制方案,与用户部门充分沟通,将信息化系统设计和立项申报工作做扎实,可从源头上为校园系统建设和运营打好基础。立足行业实践,畅享网研究咨询中心通过深入研究,编写了高校信息化项目申请书编制方法,供行业交流分享。

01 制度为先

畅享网对教育、政府和企业集团等信息化案例研究表明,制度、规范和责任等不明确的信息化需求不具备开展信息化建设和数字化转型的充分条件,需要认真评估和应对其中的风险,采取措施补齐制度缺失的短板,否则面临失败、延期和弃用等风险,造成投资浪费。

高校数字化转型是运用新技术、新理念和新方法,主要价值是服务师生、协同治理、支撑评估决策。一是提升服务与管理信息化水平和工作效率,延伸服务链条,便捷服务流程,满足个性需求,解决师生关切的热点和痛点问题,推进智能化管理和精准服务,提升服务师生能力。二是打破数据壁垒,消除信息孤岛,推进跨部门跨领域跨层级联动,实现协同化治理。三是构建数据支撑的评估决策分析体系,提高科学决策能力,支撑高校治理体系和治理能力现代化。

通过高校制度建设,定义高校内部的管理运行机制、各治理主体的功能定位和权责划分,为信息系统建设明确业务、管理和服务需求,调动其参与数字化转型的主观能动性,是校园信息化建设和数字化转型的前提条件。

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02 明确需求

高校的战略、制度、数据资产和信息化现状是信息化需求的基本输入。根据畅享网研究总结,常用需求分析方法有战略分析法、流程(制度)分析法、系统重构法和信息工程法。

➣ 战略分析法采用系统规划、战略栅格、战略集合转移、关键成功因素等方法,分析高校的使命、目标、职能和关键成功因素,识别组织的战略集合并转化为信息系统战略,如信息系统的目标、约束、组织及设计原则等,分解扩展为信息系统结构。需要做应用项目的影响分析,诊断当前状态,调整战略方向。

➣ 流程(制度)分析法包括完备性检查、逻辑性分析、价值链分析、关键流程分析等方法。现代大学制度以大学章程为统领,具备遵法依规、系统完备、权责清晰、内容规范、体现学校办学特色等特征。需要横向梳理应纳入制度化建设的业务活动,纵向分层规划制度体系,打通融合制度与流程,使得制度抓总体,流程管细节,系统提升管理规范性与落地效果。在业务梳理的基础上,对应梳理各部处、各学院现存制度,同时依据制度分级分类的标准和规范,搭建制度整体框架,规划制度体系全景视图,并且明确约定每级制度应规范的内容与元素。从明确制度层级关系、制度管理规则和标准化制度模板等方面明确制度管理机制,“堵”住风险点和漏洞,并分析信息化对业务流程的覆盖度和支撑水平。

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➣ 系统重构法是将原有系统或已有功能,采用新的开发平台,新建系统并将原有系统中的数据迁移到新系统中来,保留原有功能、数据等不变或进行一定程度的改进。采用系统重构法时,重点是前端体验、数据结构、业务流程、消息待办提醒等,要尊重用户已经形成的习惯,谨慎修改。要重视用户抱怨的重点问题,重点解决。

➣ 信息工程法是面向技术的方法,提供建立学校模型、数据模型和流程模型的技术手段,基础和核心是战略数据规划。首先通过业务分析来建立模型,其次进行实体分析来建立主题数据模型,最后是数据分布分析,并结合数据的存储地点,确定主题数据库的内容和结构,制定数据库的开发策略。

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03 编制方案

根据畅享网既往经验,方案内容中,建设目标是申报书的灵魂,应采用业务语言,明白通畅地描述建设目标,并统领整个申报文件。项目建设内容继承和分解建设目标,对项目工作进一步分析,应注意分类分级,易于阅读和理解,方便实施项目管理。业务功能和流程是申报书需要重点明确的部分,不能弱化、淡化甚至缺失,不能用技术实现代替业务需求。总体设计应明确、清晰、一致,特别是与现有设备和系统的关系,如设施利旧、身份认证、信息门户、中心数据库、“一网通办”等,如跨系统使用数据、接口方式利用社会数据、利用社会人工智能能力等,应明确界定相互关系和实现方式。对性能、安全、信息量等要求和预测要合理。投资预算方面,明细预算颗粒度不宜太大,并应按照标准申报管理费、安全测评费、监理费、软件测试费、系统集成费等。

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方案编制时,需要明确主管部门所要求的申报时间,把握时间节奏,尽量工作前置,留足需求讨论和方案沟通时间。需要把握申报要求,深入理解申报文件各项内容的内涵,了解高校信息化项目配置标准,避免申报项目与立项规则不符,导致批复经费与实际需求不符,甚至项目不能通过审批。业务部门自发的需求往往粗放和零散,需要引导和讨论以细化需求,并经多人多轮讨论、纠错、优化、整合,以贴近业务需求和符合主管部门项目申报规范,保证方案质量。需要充分考虑方案的实施落地可行性,规避给实施带来的矛盾和困难,避免所申报建设内容难以落地和验收。

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04 定标比超

学校当前的信息化现状是否能支撑学校业务战略的发展,离对标高校的信息化最佳实践到底有多远,如何赶上高校管理及信息技术潮流,发挥信息技术的最大价值,这些都是学校领导关心的问题。

定标比超是梳理国家、上海市和教育行业等政策文件及相关标准,研究国内外优秀案例,对新兴信息技术的先进性和成熟度做出研判,供学校整校信息化规划和子系统设计参考。根据畅享网既往研究工作的梳理,教育部和上海市对教育信息化2.0、教育数字化转型、政务信息系统整合共享等政策要求,国家和上海市对智慧校园总体框架、上海市教育数据、教育认证、教育网络安全、教育城域网、教育云等20多个规范文件,国内主流的教育信息化杂志、上海市高等教育学会相关专委会所组织的优秀案例分享,都可以作为定标比超的内容。

需要对学校信息化水平进行全面评价,包括公共支撑能力、应用系统能力、信息服务能力、信息化保障措施等,检查学校信息化现状,确定信息化发展的阶段,并与学校既定业务目标对比,发现实施信息化过程中存在的问题,找出差距。另一方面,需要总结学校信息化实施过程中的经验和教训,并结合新的现实,根据学校所面临的新环境要素和业务需求,重新规划设计,制定新的信息化方案。

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05 用户沟通

每个项目和系统都有相关方,如学校信息化主管部门、学校处室及院系等,他们的主管及用户会受项目的积极或消极影响,或者能对项目施加积极或消极的影响。需要识别相关方需求和满意度,保持沟通,聚焦问题,摸清情况,找到公约数最大的方案。

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根据价值为先、主动性、简洁高效、有始有终、各取所需等沟通原则,采用合适的用户沟通方式,如制度收集、需求申报表、专题讨论、用户访谈、现场考察、问卷调研等,充分了解学校管理和信息化相关情况,探讨研究重要需求和重难点问题,并给出定性的指导性意见,明确支撑的关键业务及实现方式,作为立项方案的输入,保障方案高水平,为系统成功实施和应用做好铺垫。

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