中国IDC圈9月22日报道:对于正在发展中想提升整体运作能力、又在战略管理和执行能力方面存在困惑和难点的集团型企业来说,协同办公或许是一个不错的选择。

如今,激烈的商业竞争环境促成越来越多的企业由原本单一的组织模式想集团化组织模式发展。对比起单体的公司而言,集团型企业在资本、市场、人才、产品、营销、协同、潜力等独有的天然优势,一经放大将会催生出无数企业家所梦寐以求、超越民族地域界限的企业帝国。然而令企业家们感到揪心的是,大部分集团型企业在下属成员公司的管控能力水平上仍存在较多的问题,主要体现在以下方面:

一 组织结构的复杂性。集团型企业往往具有多级的下属分支机构,成员众多且隶属关系错综复杂,这给企业高层在整合资源及统一管理方面带来极大的难度。在拟定计划的时候,很多集团型企业都觉得很难将计划具体分解到每一个部门及员工的日常工作上,以致整体面临较高的落地风险。

二 业务范围的分散性。集团的业务很大可能分布在多个行业,由于市场经济的扩展经营地域分布带有分散性的特点。由于各个分公司具体情况的不一致,一刀切的决策方式显然不适合。由于经营需要,分公司拥有的相对经营自主权不可避免地影响了集团总部对信息把握的准确度和及时性,出现"信息不对称"的问题。

三 信息来源的繁杂性。集团的大量信息分散在各个分公司,公司内部又分为不同的部门和人员,所产生的信息量之巨可想而知。普遍的情况是,集团内部采用的业务系统并不统一,繁杂的信息来源及各个系统之间的各自为政情况,导致信息速度的延缓,总体上信息的整合能力低下。

为什么选择协同办公

协同办公给出的定义为,协调两个或者两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标的过程或能力。对这个定义的理解,应该站在企业管理的角度,讲的是以网状沟通为技术目标,融入业务管理为管理目标的协同。

让集团型企业选择协同办公的原因有很多。最主要的是协同办公可以实现集团三方面的协同,即信息协同、业务协同和资源协同。它能将企业的各种资源,人、财、物、信息和流程等这些基本要素整合在统一的平台上,将集团内部的行为管理与业务管理协调为一个统一的流程。

近年来,企业信息化的热潮也推动了协同办公的普及。市场上的协同办公系统供应商比比皆是,这给集团型企业提供了足够广大的选择空间。笔者走访了广东省企业综合信息化服务平台示范基地——群英网络有限公司,群英网络(http://www.qycn.com/work/)对协同办公的功能提出了3个基础点:

首先,协同办公应是一个沟通平台。这里的沟通不单只是一个简单的通讯功能,而是协同企业内部全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。以群英的CC协同办公为例,融合了即时通讯、手机短信的系统功能,整合多种领先技术的信息化手段帮助集团型企业实现随时、随地的跨地域、跨组织、跨部门、跨岗位协同工作,保证了消息感知的及时性,实现"事找人"的积极工作效应。

其次,协同办公是实现团队管理协作的平台。团队的协同包括项目管理、流程管理、事物管理等等。这就要求协同办公系统具备灵活的流程定义功能,以电子化的方式将预定好的流程发送到相应阶段的负责人,保证各项业务流程的规范化和透明化。基于这点,CC协同办公以电子工作单的形式覆盖企业经营管理的各个层面,集团型企业可通过创建工作单自由设定项目的流程安排,CC协同办公赋予的管理权限可帮助用户实时了解工作的进度,进行工作状态的跟踪和项目管理。除此之外,量化考核将协作流程的一切数据透明化,为集团型企业提供对员工绩效考核上的依据,刚柔并济,能够很好地实现刚性管理与柔性管理的紧密结合。

最后,协同办公是企业应用运行的支持平台。不论是人、或者行为的协同都要以人为中心,通过合理的组织应用科学处理企业办公产生的数据、信息和事件。这就要求协同办公系统必须能够实现企业所应用的相互独立的各种系统可以自然融合,具备很强的环境动态适应能力。CC协同办公就能够很好地做到这点。群英将CC协同办公、在线客服、视频会议、OA、CRM、ERP、EIM等企业所需的软件系统集成于统一即时通信平台上,实现桌面门户,并以开放的角度提供第三方CCAPI统一通信接口,企业无需更换现有系统的使用,利用该接口便可将已有的系统集成到群英的协同办公平台上。

群英网络指出,协同办公平台作为集团型企业信息化一项的管理创新,其价值的实现在于能够与集团型企业的战略管理控制过程进行完美的结合。CC协同办公将集团型企业各个分公司、各个项目、各个团队甚至各个员工的步调协调得更为紧密,确保其在运营过程中信息的及时性、完整性和准确性,以优越的执行力来确保战略目标的落地实现。

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